Esta plantilla Excel te ayudará a realizar un seguimiento fácil de tus contactos, clientes y servicios solicitados y tener una foto detallada de qué está pasando en tu negocio.

¿Todavía sigues aferrándote a la libreta en papel? Oohhh my god!!!

Estamos en plena transformación digital de las empresas, del uso del big data, la inteligencia artificial… ¿y tú sigues usando una libreta para apuntar los clientes que llegan a tu negocio?

Pues debes saber que estás perdiendo muchas oportunidades de optimizar el uso de la información de tu negocio. Así que con esta plantilla básica, quiero hacerte la vida un poco más fácil.

 

Por qué es importante hacer un seguimiento de clientes

Los clientes son la base de tu negocio, sin clientes no hay nada que hacer.

 

Por ello, llevar un control y seguimiento de quiénes son tus clientes, de dónde proceden, qué servicios te suelen contratar, etc. te proporciona una fuente de información muy poderosa para tu negocio.

También es fundamental saber quiénes te contactan para solicitar algún tipo de información de tus servicios y llevar un seguimiento de si finalmente te contratan o no y los motivos.

Mientras más información tengas de tus contactos y clientes, mejor podrás optimizar tus canales de captación, estrategias de marketing y los servicios que ofreces.

También es crucial que te hagas con las herramientas más adecuadas que te faciliten este seguimiento de tus clientes.

Por ello, comparto contigo esta plantilla básica, que he ido optimizando poco a poco con el feedback de las empresas a las que he asesorado y que usan ya esta plantilla de forma estándar para controlar su negocio.

 

A quién va dirigida esta plantilla

Esta plantilla va dirigida a negocios online y offline que ofrecen servicios y necesitan llevar un control de los contactos interesados y clientes cerrados.

Negocios pequeños o medianos que gestionan una cartera de hasta 10.000 contactos/clientes aproximadamente.

No está pensada para tiendas online o ecommerce que ya disponen de un seguimiento de contactos y clientes a través de las plataformas que usan.

 

Ventajas de usar una plantilla Excel de seguimiento de clientes

Tener un punto centralizado donde almacenar la información de todos los contactos recibidos y clientes que han contratado alguno de tus servicios, te facilitará el control y seguimiento de tu negocio.

Disponer de esta información en formato Excel, facilita la integración de los datos con otras aplicaciones como Mailchimp u otras herramientas de eMail Marketing o gestión.

Estructurar la información de tus clientes de forma tabulada, te permite obtener estadísticas de tu negocio de forma fácil.

La plantilla ya incorpora una serie de estadísticas básicas para llevar el control de

  • Contactos recibidos cada mes.
  • Fuentes de captación de dichos contactos.
  • Servicios solicitados y finalmente contratados.
  • Procedencia de tus clientes.

 

Toda esta información te ayudará a:

  • Revisar y optimizar tu cartera de servicios.

  • Optimizar tus canales de venta online y offline.

  • Afinar tus estrategias de marketing y publicidad online.

En definitiva, con esta plantilla:

Conseguirás tener una visión más detallada de qué está pasando en tu negocio y podrás optimizar tus estrategias de marketing y captación de clientes.

 

Funcionamiento de la plantilla

La plantilla está estructura en 4 pestañas:

Guía de Ayuda

Con información de los datos de cada pestaña y recomendaciones para un buen uso de la plantilla.

Clientes

Tabla tabulada con la información básica para llevar el control de los contactos recibido y contratos cerrados:

Fecha de entrada, Tipo de Cliente, Nombre, eMail, Teléfono, Localización, Servicio a Contratar, Contrato Cerrado, Fecha de Contratación, Motivo de No Contratación, Fuente de Captación, Comentarios.

Se incluyen 5 columnas adicionales para que puedas incluir aquellos datos adicionales que consideres importantes para tu negocio.

Datos tabulados

Desde esta sección denominada ‘Aux listas’ se pueden actualizar los datos que ya van por defecto tabulados con una lista concreta de valores.

Esto evita que cometamos errores de ortografía o redacción que nos impidan generar las estadísticas de forma correcta.

Las columnas tabuladas son:

  • Tipo de Cliente: Particular / Empresa
  • Servicio a Contratar: Servicio1 / …/ Servicio10
  • Contrato Cerrado: SI / NO / Pendiente
  • Fuente de Capttación: eMail, Web, Whatsapp, Instagram, Facebook, Boca Oreja, Algún Evento. Tienes la posibilidad de incluir hasta 10 valores.

Los valores de cada una de estas tablas se pueden actualizar para adaptarlos a tu negocio.

Estadísticas

La plantilla Excel básica de seguimiento de clientes ya trae por defecto diversas tablas dinámicas de información que te facilitarán una visión detallada de qué está pasando en tu negocio.

En concreto, se ofrece la siguiente información a nivel mensual:

  • Contactos recibidos cada mes. Te dará una idea de cuáles son tus meses de mayor o menor demanda.
  • Fuentes de captación de los contactos. Podrás analizar cuáles son los canales de captación que mejor te funcionan.
  • Servicios solicitados para contratación. Te proporcionará información de cuáles son los servicios más demandados.
  • Servicios finalmente contratados. Qué servicios son los que más contratan tus clientes.
  • Procedencia de los clientes. De dónde son principalmente tus clientes te ayudará a afinar tus estrategias de publicidad online.

 

Descarga de la plantilla

Ahora ya tienes una idea más clara de qué ventajas de ofrece esta plantilla y cómo está estructurada para facilitarte el seguimiento de tus clientes.

Te invito por lo tanto a descargarla de forma gratuita y que comiences a usarla cuanto antes.

Si te surge alguna duda sobre su uso, puedes indicarla más abajo, en la sección de comentarios.

Si te ha gustado la plantilla y te resulta útil, te agradeceré mucho que me des tu valoración.

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Plantilla Excel Básica para Seguimiento de Clientes


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